Секретарь директора Тюмень

Вакансия от прямых работодателей

Выполняет организационно-технические функции по обеспечению и обслуживанию работы директора и его заместителей. Получает для директора сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручениям. Организует телефонные переговоры директора. В отсутствии директора записывает поступившую информацию и доводит до его сведения. Принимает и передает телефонограммы, факсимильные и электронные сообщения и своевременно доводит их до сведения директора или его заместителей. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию директору техникума. Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Следит за обеспечением директора и его заместителей инвентарем, канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. Печатает, размножает, сканирует, оформляет по указанию директора и его заместителей документы и различные материалы. Готовит документы и материалы, необходимые для работы директора и его заместителей. По поручению директора и его заместителей составляет письма, запросы, другие документы. Готовит ответы на обращения и письма в адрес директора. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя директора корреспонденцию, организует и осуществляет работу по ее регистрации, систематизации, учету и хранению  в соответствии с принятым в организации порядком и передает её после рассмотрения директором в структурные подразделения  или  конкретным  исполнителям  для  дальнейшей работы. Осуществляет контроль  сроков выполнения поручений руководителя, исполнения документов и правильностью их оформления. Принимает документы и личные заявления для рассмотрения директором. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Получает и отправляет корреспонденцию, посылки в почтовом отделении по адресу колледжа. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе директора. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства и организует их внедрение. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствованием автоматизированных информационных систем и технологий. Проводит работу по защите информации, конфиденциальности сведений.